Quy trình số hóa tài liệu

Quy trình số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia cơ bản sẽ trải qua các bước như dưới đây.

Chuẩn bị tài liệu số hóa

  • Thống kê tài liệu;
  • Tháo bỏ toàn bộ ghim, kẹp;
  • Ủi phẳng tài liệu;
  • Lập danh mục tài liệu (biên mục từng văn bản trong hồ sơ);
  • Kiểm tra, đối chiếu tài liệu với danh mục, xác định các tiêu chụp đặc biệt. Xác định số lượng hồ sơ trong 1 cuộn phim và lập “Mục lục” hồ sơ cho cuộn phim;
  • Tạo dải ảnh để số hóa.

Thực hiện Số hóa tài liệu

  • Trước khi thực hiện quét ảnh, phải điêu chính độ tương phản sáng tối, độ bóng của chữ,… tùy theo tình trạng cụ thể của mỗi trang tài liệu và máy quét sử dụng;
  • Dung lượng mỗi ảnh không vượt quá 1,2MB;
  • Đối với tài liệu quét có kích thước lớn hơn khổ A4 (vượt quá vùng đặt tài liệu để quét của máy) thì phải chia tài liệu thành hai phân và quét hai lần theo thứ tự từ trên xuống dưới, phần liên kê gối lên nhau khoảng 20 mm. Số thứ tự của ảnh được xác định theo thứ tự quét ảnh;
  • Tiêu chuẩn hình ảnh được sử dụng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II như sau:

+ Đối với bản sao phục vụ khai thác sử dụng

  • Áp dụng tiêu chuẩn: Joint Photographic Expert Group (.jpg);
  • Ảnh màu;
  • Độ phân giải tối thiểu: 100 dpi (tùy thuộc vào tình trạng tài liệu);
  • Tỷ lệ quét: 25%-100%.

+ Đối với bản sao phục vụ lập bản sao bảo hiểm (ghi sang microfilm)

  • Ap dụng tiêu chuẩn: Tag Image File (.tif); kỹ hiệu: TIFF;
  • Ánh đen tráng;
  • Độ phân giải tối thiểu: 300 dpi;
  • Tỷ lệ quét: 100%.
Số hóa tài liệu tại trung tâm lưu trữ quốc gia
Số hóa tài liệu tại trung tâm lưu trữ quốc gia

Xem : Công ty số hóa tài liệu nào tốt nhất tại Miền Bắc ?

Đặt tên FILE tài liệu

Tên file ảnh được đặt thống nhất theo quy định tại Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trừ Nhà nước ban hành Quy định vê chuẩn thông tin đâu vào và biên mục văn bàn, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia gôm: Mã cơ quan lưu trữ_phông số_mục lục số_hô sơ số_tờ số_mặt số.

Kiếm tra chất lượng ảnh sau khi số hóa

  • Kiểm tra chất lượng toàn bộ hình ảnh đă quét, đặc biệt là những hình ảnh cần chuyển sang mi­crofilm

Chú ý:

  • Bảo đảm các hình ảnh số sắc nét và rỗ ràng;
  • Nên ảnh phải sạch, không bi lốm đốm, “tạp nhiễu”;
  • Các hình ảnh được quét xếp theo cùng hướng;
  • Hình ảnh phải được quét vuông góc, không bị cong vênh;
  • Các hình ảnh được sắp xếp theo đúng trật tự của tài liệu gốc.
Hình ảnh tài liệu sau khi được số hóa
Hình ảnh tài liệu sau khi được số hóa

– Quét lại những ảnh không đạt yêu câu, những ảnh quét lại phải được đặt tên với đúng tên file ảnh mà nó thay thế.

Xem bài : Những Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Thành Quả Của Số Hóa Tài Liệu

Sao lưu dữ liệu

Tạo siêu dữ liệu kết nối

Dữ liệu số hóa sẽ được liên kết đến hô sơ tương ứng trên cơ sở dữ liệu.

CÔNG TY SỐ HÓA TÀI LIỆU THEO YÊU CẦU

Với đội ngũ nhân viên cùng các chuyên gia có trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Nhiều kinh nghiệm xử lý quy trình số hóa tài liệu, tính kỷ luật cao. Minh Châu luôn sẵn sàng cung cấp tư vấn – dịch vụ cho khách hàng một cách nhanh nhất, khoa học nhất, hiệu quả nhất.

Được đầu tư trang thiết bị hiện đại. Chúng tôi luôn tự tin mình đáp ứng được nhu cầu số hóa tài liệu với nhiều khổ cỡ giấy khác nhau. Xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như gif, jpg, pdf, bmp, … Xử lý nhanh gọn tập tin ảnh sau khi số hóa.

Hotline (ZALO) : 0978891148 (Mrs. Hoài)

Email : [email protected] | Website : sodaminhchau.com

0978891148