Thành quả của việc số hóa tài liệu là vô cùng to lớn, góp phần quan trọng vào bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc tài liệu, tạo ra phương thức mới vê khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, số hóa tài liệu cũng tiềm ẩn nguy cơ vê sự sai lạc thông tin so với bản gốc và đặc biệt có nguy cơ cao vê việc để mất cơ sở dữ liệu. Vì vậy, nó có những đòi hỏi cao về quá trình bảo quản, sử dụng kho dữ liệu số và tính chính xác trong quá trình thực hiện.

BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG KHO DỮ LIỆU SỒ HÓA

+ Tài liệu số không chỉ có ý nghĩa bảo hiếm các loại hình tài liệu khác, mà trên phương diện nhất định, đây cũng là một loại hình tài liệu – dạng tài liệu đặc thù, cân có phương pháp bảo quản và sử dụng riêng.

+ Về bảo quản tài liệu số đặt ra một sổ vấn đề:

+ Bảo quản tài liệu số có nhiều vấn đề hơn để đối phó với các tiến bộ vê công nghệ và tổ chức đang được thay đổi một cách nhanh chóng. Thách thức ban đầu đối với công tác bảo quản dữ liệu số là vấn đề thiết bị lưu trữ các tài liệu số rất dễ bị tổn hại và mất mát so với tài liệu analog (như tài liệu giấy, …).

Công ty số hóa tài liệu nhanh chóng, giá rẻ
Công ty số hóa tài liệu nhanh chóng, giá rẻ

+ Do đó cần đặt ra chiến lược bảo quản tài liệu lâu dài bằng kỹ thuật số phải được đầu tư, duy trì và phát triển như bảo quản tài liệu analog khác.

+ Tất cả các tài liệu lưu trữ số sẽ được bảo quản theo mục đích sử dụng cao hay thấp. Đối với bản sao số gốc sẽ được bảo quản nghiêm ngặt bởi nhiệt độ và độ ẩm theo tiêu chuẩn và có thể được sao lưu trên nhiêu thiết bị lưu trữ khác nhau như đĩa quang, băng từ, ổ cứng. Đối với bản sao sử dụng có độ phân giải thấp được lưu trữ tại server và những bản lưu trữ dự phòng.

+ Song song với bảo quản, Tổ chức sử dụng tài nguyên số cũng cần đảm bảo duy trì thông tin trong kho lưu trữ; đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan; đảm bảo tính khoa học, thuận tiện cho khai thác và sử dụng; đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, có hệ thống và hướng tới các mục tiêu:

+ Tăng cường khả năng tiếp cận bằng việc sử dụng bản sao kỹ thuật số;

+ Mở rộng đối tượng phục vụ; …

+ Để đạt được các mục tiêu trên, yêu câu đặt ra là cần có các phần mềm tiện dụng, đáp ứng được cả yêu cầu quản lý và nhu cầu sử dụng.

ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH THỤC HIỆN:

– Phải xác định rõ mục tiêu số hóa tài liệu (để phục vụ thay vì sử dụng bản gốc, để lập bản sao bảo hiếm hay cả hai mục đích trên) từ đó để lựa chọn thiết bị và xây dựng các tiêu chuẩn số hóa cho phù hợp;

– Phải chuẩn bị tốt đội ngũ cán bộ vì đây là khâu then chốt quyết định sự thành bại;

– Phải chuẩn bị tốt cơ sở vật chất (máy móc, thiết bị, vật tư, kinh phí, …) để triển khai việc số hóa tài liệu;

– Phải chuấn hóa các quy trình nghiệp vụ (quy trình số hóa, xác định các chuẩn thông tin đầu vào, đầu ra) để làm cơ sở cho việc thiết kế phần mềm ứng dụng cho phù hợp;

Quy trình số hóa tài liệu phổ thông
Quy trình số hóa tài liệu phổ biến nhất

– Dữ liệu ảnh số hóa phải được ghi trên các vật mang tin có chất lượng cao. Cần được chia sẻ tạo điêu kiện để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ;

– Cần tiến hành nghiên cứu và đưa ra quy trình bảo quản tài liệu số;

– Cần thường xuyên nâng cao trình độ của cán bộ để có thể theo kịp với các thay đổi của công nghệ;

– Cần thường xuyên theo dõi sự phát triến của công nghệ để có thể đối phó được sự lỗi thời của các định dạng kỹ thuật số, phần cứng và phần mềm;

– Cần đặt ra thời gian thích hợp để kiểm tra, nâng cấp và có quy định cụ thể về thời gian sao lưu dữ liệu sang các phương tiện khác.

– Các tài liệu được số hóa đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra, góp phần bảo vệ nguồn tài liệu gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của hóa lý trong quá trình sử đụng lâu dài; cũng như phục vụ nhu cầu, mong muốn được tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng và thuận tiện của độc giả. Song việc số hóa tài liệu cũng còn tồn tại một số khía cạnh cần cải tiến về quy trình, kỹ thuật, đặc biệt là trong sao lưu, bảo quản, bảo mật kho dữ liệu số. Do đó, việc đầu tư, tìm kiếm giải pháp công nghệ vẫn luôn là vấn đề then chốt.

LIÊN HỆ VỚI SODAMINHCHAU.COM NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ BÁO GIÁ VỀ DỊCH VỤ SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ BẢO QUẢN DỮ LIỆU

Bài viết liên quan : Quy trình số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia