Khi nào nên sử dụng file PDF và không nên dùng PDF

PDF là một định dạng file khá phổ biến hiện nay. Thế nhưng, khi nào nên sử dụng file PDF và không nên dùng PDF thì không phải ai cũng biết. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn thì bài viết dưới đây chính là câu trả lời.

File PDF là gì?

PDF là viết tắt của từ Portable Document Format, một định dạng tài liệu vô cùng phổ biến được phát hành bởi Adobe Systems. Định dạng này hỗ trợ ghi chú văn bản với nhiều font chữ, hình ảnh, âm thanh, nút tương tác, và các hiệu ứng khác. Dù sử dụng ở những môi trường khác nhau nhưng PDF vẫn được hiển thị giống nhau, không có sự khác biệt.

Chẳng khó hiểu tại sao nhiều người lại thắc mắc khi nào nên sử dụng file PDF và không nên dùng PDF. Vì PDF hiện nay tương đối phổ biến, thậm chí trong nhiều lĩnh vực nó còn phổ biến hơn cả file word. File PDF được dùng nhiều nhất ở các sản phẩm áp phích, tờ rơi, sách điện tử, đơn xin việc, tài liệu truyền tải thậm chí là cả trang web.

Xem thêm bài viết :

[ Cách xuất file Cad sang PDF hàng loạt ] – Đơn giản, dễ làm

Hướng dẫn in tài liệu file PDF – In sách PDF – In catalogue PDF

Khi nào nên sử dụng file PDF?

Nếu bạn muốn tài liệu của mình đạt được những tiêu chí sau thì nên ưu tiên sử dụng định dạng file PDF.

Chia sẻ nhưng hạn chế/không chỉnh sửa

Có thể bạn chưa biết tính năng hạn chế thậm chí là không chỉnh sửa trên file PDF. Nếu không phải người chuyên sâu trong ngành sẽ rất khó có thể thay đổi được. Bởi vì file PDF được mã hóa chỉ một số phần mềm mới có thể chỉnh sửa được. Tuy nhiên, cũng chỉ chỉnh sửa được một số chi tiết thô hoặc bổ sung thêm, còn các yếu tố cố định sẵn lại không thể thao tác. Việc này giúp cho file PDF tăng cường tính bảo mật và chống xâm phạm bản quyền.

In ra giấy sắc nét về cả ký tự và hình ảnh

Khi nào nên sử dụng file PDF và không nên dùng PDF, bạn nên dùng khi muốn đảm bảo sự sắc nét khi in ấn. Đặc biệt là những hình ảnh xuất hiện trong file. Bạn có thể thấy rõ điều này khi xuất hình ảnh trong file word và file pdf và cùng in. Chất lượng hình ảnh, ký tự khi in ở file pdf rõ nét gấp đôi so với file word. Vì vậy, chẳng khó hiểu tại sao nhiều nhà in, nhà xuất bản thường ưu tiên sử dụng file pdf hơn là các file chứa văn bản, hình ảnh khác.

Xem bài viết :

Scan tài liệu sang PDF trên điện thoại bằng phần mềm InstaPDF

Cách chuyển file PDF sang Word để chỉnh sửa tài liệu

Bảo mật và dễ dàng sử dụng, chia sẻ

Các file pdf hiện nay đều được mã hóa và cải thiện về tính bảo mật hơn hẳn so với file word. Vì thế, chẳng khó hiểu tại sao những tài liệu của văn phòng, nội bộ công ty thường được sử dụng dưới dạng pdf là chủ yếu. Bên cạnh đó, hầu hết các thiết bị máy tính, điện thoại hiện nay đều hỗ trợ định dạng đọc file pdf. Nếu chưa có chỉ cần lên kho ứng dụng tải về là có thể sử dụng. Và bạn cũng có thể chia sẻ file pdf một cách đơn giản như những file tài liệu khác.

Ký điện tử, đảm bảo tính pháp lý

Khi nào nên sử dụng file PDF và không nên dùng PDF, nếu bạn muốn ký điện tử thì hãy ưu tiên sử dụng. Mọi lúc mọi nơi, bạn có thể thêm sự chấp thuận, chữ ký điện tử của bản thân vào một tài liệu. Sau đó gửi qua internet cho người cần hiệu quả mà không cần phải in ra, ký gửi đi gửi lại mất thời gian. Vẫn đảm bảo tính pháp lý vì đã được hầu hết các cơ quan, bộ ngành chấp thuận. Vừa không phải chờ đợi vừa tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Khi nào không nên sử dụng file PDF

Còn đối với những trường hợp dưới đây, bạn không nên sử dụng file PDF

Chia sẻ rộng mở, trao quyền sử dụng cho người khác

File PDF hạn chế việc chỉnh sửa nên nếu bạn có nhã ý chia sẻ công khai, không điều kiện, không ràng buộc thì không nên dùng. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng file word để gửi cho người khác. Với file word, người khác có thể chỉnh sửa theo ý của họ một cách đơn giản, nhanh chóng. Hãy thực hiện đánh văn bản trên file word trực tiếp hoặc chuyển đổi từ file pdf sang word.

Khi máy người khác không hỗ trợ đọc file PDF

Khi nào nên sử dụng file PDF và không nên dùng PDF, bạn không nên dùng nếu thiết bị người nhận không hỗ trợ. Một số thiết bị cầm tay hoặc máy tính đời cũ không hỗ trợ đọc dạng file pdf. Thậm chí, họ không thể cài được phần mềm hỗ trợ đọc định dạng file pdf. Vì thế, chuyển file pdf cho họ sẽ không đảm bảo tính khả thi, tiếp cận thông tin không được.

Khi bạn chỉ lưu văn bản và muốn giảm dung lượng file

Nếu bạn chỉ muốn lưu văn bản thuần, không chứa hình ảnh, lệnh, trường thì file word thiết thực hơn. Vì dù xem trực tiếp hay in ra đều dễ dàng và không mỏi mắt, sắc nét hơn. Bên cạnh đó, file pdf khi xuất thường có dung lượng lớn hơn so với file word do giữ nguyên tỷ lệ, dung lượng của các yếu tố. Nếu muốn chia sẻ nhanh và không nặng máy khi mở thì bạn không nên dùng.

Như vậy, bạn đã biết khi nào nên sử dụng file PDF và không nên dùng PDF hay chưa? Chúc bạn sẽ thật sáng suốt trong mọi quyết định để đảm bảo sự tiện lợi trong cuộc sống hàng ngày.