Thành quả của số hóa tài liệu là vô cùng to lớn. Nó góp phần quan trọng vào bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc tài liệu. Giúp tạo ra phương thức mới vê khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tuy nhiên, số hóa tài liệu cũng tiềm ẩn nguy cơ về sự sai lạc thông tin so với bản gốc. Đặc biệt, có nguy cơ cao vê việc để mất cơ sở dữ liệu. Vì vậy, nó có những đòi hỏi cao về quá trình bảo quản, sử dụng kho dữ liệu số và tính chính xác trong quá trình thực hiện.
+ Tài liệu số không chỉ có ý nghĩa bảo hiếm các loại hình tài liệu khác, mà trên phương diện nhất định. Đây cũng là một loại hình tài liệu – dạng tài liệu đặc thù, cân có phương pháp bảo quản và sử dụng riêng.
+ Bảo quản tài liệu số có nhiều vấn đề hơn. Để đối phó với các tiến bộ về công nghệ đang thay cách nhanh chóng. Thách thức ban đầu đối với công tác bảo quản dữ liệu số, là vấn đề thiết bị lưu trữ. các tài liệu số rất dễ bị tổn hại và mất mát so với tài liệu analog (như tài liệu giấy, …).
+ Do đó cần đặt ra chiến lược bảo quản tài liệu lâu dài bằng kỹ thuật số. Cần được đầu tư, duy trì và phát triển như bảo quản tài liệu analog khác.
+ Tất cả các tài liệu lưu trữ số sẽ được bảo quản theo mục đích sử dụng cao hay thấp. Đối với bản sao số gốc sẽ được bảo quản nghiêm ngặt bởi nhiệt độ và độ ẩm theo tiêu chuẩn. Nó có thể được sao lưu trên nhiêu thiết bị lưu trữ khác nhau. Bao gồm như : đĩa quang, băng từ, ổ cứng. Đối với bản sao sử dụng có độ phân giải thấp được lưu trữ tại server và những bản lưu trữ dự phòng.
+ Song song với bảo quản, Tổ chức sử dụng tài nguyên số cũng cần đảm bảo duy trì thông tin trong kho lưu trữ; đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan; đảm bảo tính khoa học, thuận tiện cho khai thác và sử dụng; đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, có hệ thống và hướng tới các mục tiêu:
+ Tăng cường khả năng tiếp cận bằng việc sử dụng bản sao kỹ thuật số;
+ Mở rộng đối tượng phục vụ; …
+ Để đạt được các mục tiêu trên, yêu câu đặt ra là cần có các phần mềm tiện dụng, đáp ứng được cả yêu cầu quản lý và nhu cầu sử dụng.
– Phải xác định rõ mục tiêu số hóa tài liệu (để phục vụ thay vì sử dụng bản gốc, để lập bản sao bảo hiếm hay cả hai mục đích trên). Từ đó để lựa chọn thiết bị và xây dựng các tiêu chuẩn số hóa cho phù hợp;
– Phải chuẩn bị tốt đội ngũ cán bộ vì đây là khâu then chốt quyết định sự thành bại;
– Phải chuẩn bị tốt cơ sở vật chất (máy móc, thiết bị, vật tư, kinh phí, …) để triển khai việc số hóa tài liệu;
– Phải chuấn hóa các quy trình nghiệp vụ (quy trình số hóa, xác định các chuẩn thông tin đầu vào, đầu ra). Làm cơ sở cho việc thiết kế phần mềm ứng dụng cho phù hợp;
– Dữ liệu ảnh số hóa phải được ghi trên các vật mang tin có chất lượng cao. Cần được chia sẻ tạo điêu kiện để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ;
– Cần tiến hành nghiên cứu và đưa ra quy trình bảo quản tài liệu số;
– Cần thường xuyên nâng cao trình độ của cán bộ để có thể theo kịp với các thay đổi của công nghệ;
– Cần thường xuyên theo dõi sự phát triến của công nghệ. Để có thể đối phó được sự lỗi thời của các định dạng kỹ thuật số, phần cứng và phần mềm;
– Cần đặt ra thời gian thích hợp để kiểm tra, nâng cấp. Cần có quy định cụ thể về thời gian sao lưu dữ liệu sang các phương tiện khác.
Bài viết liên quan : Quy trình số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
Các tài liệu được số hóa đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra,. Nó góp phần bảo vệ nguồn tài liệu gốc khỏi bị hủy hoại do tác động của hóa, lý trong quá trình sử đụng lâu dài. Nó cũng phục vụ nhu cầu, mong muốn được tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng và thuận tiện của độc giả.
Song thành quả của số hóa tài liệu cũng còn tồn tại một số khía cạnh cần cải tiến. Bao gồm về quy trình, kỹ thuật, đặc biệt là trong sao lưu, bảo quản, bảo mật kho dữ liệu số. Do đó, việc đầu tư, tìm kiếm giải pháp công nghệ vẫn luôn là vấn đề then chốt.
LIÊN HỆ VỚI SODAMINHCHAU.COM NGAY ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN VÀ BÁO GIÁ VỀ DỊCH VỤ SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ BẢO QUẢN DỮ LIỆU
Hotline (zalo) : 0978891148 – Email : sodaminhchau@gmail.com
Website : SỔ DA MINH CHÂU – Facebook : https://www.facebook.com/sodaminhchau/
Tác giả
Sổ da Minh Châu - Xưởng sản xuất sổ da hàng đầu thị trường
admin
Bình luận
Bài viết liên quan
In hình anime lên đồ văn phòng phẩm – tuyệt chiêu thu hút khách hàng
Dịch vụ in chữ, in logo lên usb tại Hà Nội
Công ty in kỷ yếu đẹp, rẻ, chất lượng – In Minh Châu
Những Điều Cần Biết Về Quà Tặng Quảng Cáo Là Gì ?
Đặt in catalogue công ty làm sao để đạt hiệu quả truyền thông?
In vở học sinh theo yêu cầu để làm gì ? Tại sao lại quan trọng ?
Mẫu In card visit cao cấp cho doanh nhân
Nhựa PP là gì? Những sản phẩm được sản xuất từ nhựa PP
Dịch Vụ In Trên Bề Mặt Nhựa Tại Xưởng In Minh Châu
Quy trình số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia
Nội dung liên quan
