Nên sử dụng loại mực nào khi dùng bút ký tài liệu?

Mỗi người lại có một chữ ký khác nhau. Vì lý do này, chữ ký là phương pháp tiêu chuẩn để phân biệt chính xác giữa các bên trong một thỏa thuận bằng văn bản. Không chỉ vậy, độ sắc nét của bút ký tài liệu cũng rất quan trọng. Các văn bản giấy tờ không phai mực, không nhòe màu đều do loại mực bút ký quyết định. Nhằm giúp bạn đọc có thêm một cách bảo quản giấy tờ, Minh Châu tổng hợp thông tin về việc chọn màu mực và chất lượng mực bút ký khi xác nhận văn bản quan trọng.

Sơ lược về lịch sử ký tài liệu 

Các nhà nghiên cứu đã tìm thấy bằng chứng về chữ ký trong các giao dịch bằng văn bản trong các nền văn hóa Do Thái và Hồi giáo có niên đại từ thế kỷ thứ 2. Tuy nhiên, hiện tượng này không thực sự bắt đầu ở châu Âu cho đến thế kỷ 16 và 17 khi việc biết chữ trở nên phổ biến hơn và hệ thống giáo dục được cải thiện. 

Năm 1677, Đạo luật về Gian lận – được viết ở Anh – quy định rằng các hợp đồng phải có chữ ký. Kể từ đó, chữ ký đã trở thành tiêu chuẩn để xác nhận các thỏa thuận, một thông lệ cuối cùng sẽ được áp dụng ở nước Mỹ thuộc địa. Trong thời gian này, một loại tập quán được sử dụng, ngoài việc ký kết bằng chữ ký, để hợp thức hóa các hợp đồng. Con dấu bằng sáp đặc biệt phổ biến và tiếp tục là tiêu chuẩn ở nhiều nước trên thế giới, đáng chú ý nhất là ở Trung Quốc. 

Trước đây, nhiều phương pháp xác thực thông thường hơn đã được sử dụng để xác nhận các thỏa thuận. Cắt một lọn tóc và đưa cho ai đó là một phong tục thường xuyên trong thời trung cổ. Đôi khi, một hành động bạo lực xác nhận một thỏa thuận, chẳng hạn như một cái tát. Điều này nhằm đảm bảo các bên liên quan sẽ nhớ lại nỗi đau thể xác và liên kết nó với thỏa thuận đã được thực hiện. 

Tôi Nên Sử Dụng Màu Mực Nào Cho Các Văn Bản Pháp Lý?

Mặc dù dường như không có bất kỳ luật nào quy định màu mực được sử dụng để ký một văn bản pháp lý, nhưng một số tổ chức, khu vực pháp lý và những người quản lý tài liệu cá nhân (thư ký quận, công chứng viên, v.v.) có những sở thích và thông lệ cụ thể về màu mực. Tất nhiên, các tài liệu quan trọng không bao giờ được ký bằng bút chì vì chữ ký của bạn có thể dễ dàng bị tẩy xóa hoặc thay đổi.

Vào những ngày trước máy photocopy màu, mực xanh hoặc đen được ưa chuộng hơn vì các màu khác không đủ tối để tái tạo. Mặc dù công nghệ photocopy đã được cải thiện trong những năm gần đây, một số màu không nên được sử dụng trên các văn bản pháp luật như một biện pháp an toàn. Nhiều máy quét tài liệu không thể tạo ra các màu bất thường như cam hoặc xanh lá cây và điều này sẽ tiếp tục xảy ra trong tương lai gần. 

Ví dụ: mọi người có thể tạo nhiều bản sao Giấy ủy quyền của họ để luật sư và người được ủy quyền trên thực tế của họ đều có thể có một bản sao (cũng như bất kỳ ai khác có thể cần một bản sao). Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng mực xanh hoặc đen cho bất kỳ tài liệu pháp lý nào mà bạn muốn có nhiều bản sao. Điều này sẽ làm giảm khả năng chữ ký trong tài liệu không hiển thị đúng cách.

Khi nói đến việc lựa chọn giữa mực xanh lam hoặc đen, sự đồng thuận là màu xanh lam giúp dễ dàng cho rằng một tài liệu là bản gốc đã ký thay vì bản sao đen trắng. Bất kể, bạn luôn phải đọc các hướng dẫn tài liệu liên quan đến tùy chọn màu sắc – hoặc nghiên cứu các thủ tục địa phương – trước khi ký vào tài liệu sẽ được công chứng hoặc nộp cho tòa án.