Quản lý thời gian tốt có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, giảm căng thẳng và cải thiện năng suất tổng thể của bạn.

Ở bài viết dưới đây , chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn những phương pháp quản lý thời gian tốt nhất

1.Phương pháp quản lý thời gian là gì

Phương pháp quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả và hiệu quả. Chúng bao gồm khả năng đặt mục tiêu, ưu tiên nhiệm vụ, tổ chức công việc của bạn và tránh phiền nhiễu

Quản lý thời gian tốt có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, giảm căng thẳng và cải thiện năng suất tổng thể của bạn

Kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng

2. Tại sao phải sử dụng phương pháp quản lý thời gian trong học tập và làm việc?

Dưới đây sẽ là những lí do chính để bạn nên sử dụng phương pháp quản lý thời gian

Tăng năng suất: Khi bạn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này có nghĩa là bạn có thể giải phóng nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng đối với bạn

Giảm căng thẳng: Khi bạn cảm thấy như bạn liên tục chạy phía sau, nó có thể rất căng thẳng. Quản lý thời gian có thể giúp bạn giảm căng thẳng bằng cách cho bạn cảm giác kiểm soát thời gian của mình.

Cải thiện sự tập trung Giảm căng thẳng: Khi bạn cảm thấy như bạn liên tục chạy phía sau, nó có thể rất căng thẳng. Quản lý thời gian có thể giúp bạn giảm căng thẳng bằng cách cho bạn cảm giác kiểm soát thời gian của mình.

Tăng sự tự tin: Khi bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả, nó có thể thúc đẩy sự tự tin của bạn. Điều này là do bạn sẽ có thể thấy rằng bạn có khả năng đạt được mục tiêu của mình.

Quản lý thời gian đem lại rất nhiều lợi ích

3. 4 phương pháp quản lý thời gian tốt nhất

Dưới đây , chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 4 phương pháp quản lý thời gian , các bạn có thể tham khảo và lựa chọn phương pháp phù hợp với mình nhất

4. Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro

Là một phương pháp quản lý thời gian sử dụng bộ đếm thời gian để chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian, theo truyền thống là 25 phút, cách nhau bằng các khoảng nghỉ ngắn.

Kỹ thuật này được phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980, và kể từ đó đã trở nên phổ biến trong sinh viên, chuyên gia và những người khác muốn cải thiện sự tập trung và năng suất học tập , làm việc

Các bước thực hiên phương pháp Pomodoro

Các bạn có thể tham khảo chi tiết Tại đây

4.1 Hướng dẫn thực hiện phương pháp Pomodoro

  1. Chọn một nhiệm vụ để làm việc.
  2. Đặt hẹn giờ trong 25 phút.
  3. Làm việc trên nhiệm vụ cho đến khi bộ đếm thời gian tắt.
  4. Nghỉ ngơi ngắn (thường là 3-5 phút).
  5. Lặp lại các bước 2-4 cho đến khi nhiệm vụ hoàn thành.
  6. Sau bốn Pomodoros, hãy nghỉ ngơi lâu hơn (thường là 15-30 phút).

4.2 Tip giúp bạn sử dụng phương pháp Pomodoro dễ dàng hơn

  • Tìm một nơi yên tĩnh để làm việc, nơi bạn sẽ không bị gián đoạn.
  • Tắt điện thoại và các phiền nhiễu khác.
  • Đặt hẹn giờ và tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay cho đến khi bộ hẹn giờ tắt.
  • Nghỉ ngơi một chút khi hẹn giờ tắt. Hãy đứng dậy và di chuyển xung quanh, hoặc làm một cái gì đó khác sẽ giúp bạn thư giãn và giải tỏa đầu óc.
  • Đừng ngại nghỉ ngơi lâu hơn nếu bạn cần.
  • Hãy kiên nhẫn và nhất quán với Kỹ thuật Pomodoro. Có thể mất một thời gian để làm quen với nó, nhưng cuối cùng bạn sẽ thấy rằng nó giúp bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

5. Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower

Là một công cụ quản lý thời gian giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Đó là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để đảm bảo rằng bạn đang dành thời gian cho những điều quan trọng nhất.

Phương pháp quản lý Eisenhower

5.1 Hướng dẫn thực hiện phương pháp quản lý Eisenhower

Để sử Eisenhower, trước tiên hãy tạo một danh sách tất cả các nhiệm vụ của bạn. Sau đó, phân loại từng nhiệm vụ là khẩn cấp hoặc không khẩn cấp, và quan trọng hoặc không quan trọng.

Khi bạn đã phân loại tất cả các nhiệm vụ của mình, bạn có thể đặt chúng vào một trong bốn góc phần tư của phương Eisenhower:

  • Khẩn cấp và quan trọng
    • Đây là những nhiệm vụ cần phải thực hiện ngay. Chúng thường là những cuộc khủng hoảng hoặc thời hạn phải được đáp ứng.
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp
    • Đây là những nhiệm vụ không nhạy cảm về thời gian, nhưng chúng vẫn quan trọng. Chúng có thể là mục tiêu dài hạn hoặc dự án mà bạn đang thực hiện.
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng
    • Đây là những nhiệm vụ không quan trọng, nhưng họ cảm thấy cấp bách. Chúng có thể là những phiền nhiễu hoặc nhiệm vụ mà người khác đã yêu cầu bạn làm.
  • Không khẩn cấp và không quan trọng
    • Đây là những nhiệm vụ không quan trọng cũng không cấp bách. Chúng có thể là những nhiệm vụ tầm thường hoặc những nhiệm vụ mà bạn có thể đủ khả năng để trì hoãn.

5.2 Tip giúp bạn sử dụng phương pháp Eisenhower tốt hơn

  • Hãy cụ thể về nhiệm vụ của bạn. Bạn càng cụ thể, bạn càng dễ dàng phân loại chúng.
  • Hãy trung thực với bản thân về tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. Đừng chỉ đặt một cái gì đó trong danh mục “Quan trọng” bởi vì bạn nghĩ rằng bạn nên làm.
  • Sẵn sàng giao nhiệm vụ. Nếu bạn có thể ủy thác một nhiệm vụ, hãy làm điều đó! Điều này sẽ giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào những việc mà chỉ bạn mới có thể làm.
  • Hãy sẵn sàng nói không. Nếu bạn không có thời gian cho một nhiệm vụ, đừng ngại nói không. Tốt hơn là nói không trả trước hơn là đồng ý làm điều gì đó và sau đó không có thời gian để làm tốt.

6. Phương pháp quản lý thời gian Hoàn thành công việc (GTD)

Phương pháp hoàn thành công việc, còn được gọi là GTD (Hoàn thành công việc), là một phương pháp năng suất giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn bằng cách đưa mọi thứ ra khỏi đầu và vào một hệ thống

Phương pháp quản lý GTD

6.1 Hướng dẫn thực hiện phương pháp hoàn thành công việc (GTD)

  1. Nắm bắt mọi thứ trong tâm trí của bạn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng danh sách việc cần làm, sổ ghi chép hoặc thậm chí là máy ghi âm.
  2. Làm rõ từng mục trong danh sách của bạn bằng cách xác định những gì cần phải được thực hiện, khi nào nó cần được thực hiện và ai chịu trách nhiệm về nó.
  3. Tổ chức các nhiệm vụ của bạn thành một hệ thống có ý nghĩa đối với bạn. Đây có thể là một danh sách đơn giản, một công cụ quản lý dự án hoặc thậm chí là một hệ thống nộp đơn vật lý.
  4. Phản ánh về sự tiến bộ của bạn thường xuyên và điều chỉnh hệ thống của bạn khi cần thiết.
  5. Hãy hành động trên các nhiệm vụ quan trọng nhất.

6.2 Tip giúp bạn sử dụng phương pháp Hoàn thành công việc GTD tốt hơn

  • Hãy cụ thể khi bạn đang xác định nhiệm vụ của mình. Bạn càng cụ thể, bạn càng dễ dàng biết những gì cần phải được thực hiện và khi nào nó cần phải được thực hiện.
  • Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này sẽ làm cho chúng có vẻ ít khó khăn hơn và có thể đạt được hơn.
  • Lên lịch thời gian để làm việc trên các nhiệm vụ của bạn. Điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng và tránh sự trì hoãn.
  • Đừng ngại giao nhiệm vụ cho người khác. Điều này có thể giải phóng thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất.
  • Ăn mừng thành công của bạn! Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy dành một chút thời gian để thừa nhận thành tích của bạn. Điều này sẽ giúp bạn duy trì động lực và tiếp tục tiến về phía trước.

7. Phương pháp quản lý thời gian Bullet Journaling

Là một phương pháp phổ biến để quản lý và tổ chức thời gian. Nó có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và sở thích cá nhân của bạn, và nó có thể được sử dụng để theo dõi các nhiệm vụ, cuộc hẹn và mục tiêu.

7.1 Hướng dẫn thực hiện phương pháp quản lý Bullet Journaling

  • Chặn thời gian: Đây là một phương pháp sắp xếp thời gian của bạn theo khối thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể. Điều này có thể giúp bạn tập trung và tránh phiền nhiễu.
  • Theo dõi thói quen: Đây là một phương pháp theo dõi thói quen của bạn, cả tốt và xấu. Điều này có thể giúp bạn xác định các lĩnh vực mà bạn có thể cải thiện năng suất và tạo ra những thay đổi tích cực trong cuộc sống của bạn.
  • Thiết lập mục tiêu: Đây là quá trình thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có giới hạn thời gian. Điều này có thể giúp bạn duy trì động lực và đi đúng hướng tới mục tiêu của mình.

7.2 Tip giúp bạn sử dụng phương pháp Bullet Journaling

  • Hãy cụ thể về mục tiêu và nhiệm vụ của bạn. Bạn càng cụ thể, bạn càng dễ dàng theo dõi tiến trình của mình và đi đúng hướng.
  • Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này sẽ làm cho chúng có vẻ ít khó khăn hơn và có thể đạt được hơn.
  • Đặt thời hạn thực tế cho chính mình. Đừng cố gắng làm quá nhiều quá sớm, nếu không bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp và chán nản.
  • Hãy linh hoạt. Mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch, vì vậy hãy chuẩn bị để điều chỉnh lịch trình của bạn khi cần thiết.

8. Sổ tay – Vật dụng để lưu lại những phương pháp quản lý thời gian ở trên

Sau khi bạn đã lựa chọn được phương pháp quản lý phù hợp với bạn thì việc tiếp theo bạn cần làm là sử dụng sổ tay để bắt đầu thực hiện

Xin mời các bạn tham khảo các sản phẩm sổ tay của chúng tôi Tại đây