Số hóa tài liệu để làm gì ?

Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.

Số hóa tài liệu là biện pháp tối ưu cho một văn phòng điện tử.

– Giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng.

– Giảm tải không gian lưu trữ và chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ.

– Chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản giấy tờ sang dạng số.

– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.

– Chia sẻ thông tin nhanh chóng.

– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.

– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.

Quy trình số hóa tài liệu

Bước 1:  Giao nhận và vận chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị tài liệu

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

+ Nhận tài liệu

+ Bóc tách tài liệu

+ Xác định và đặt tiêu chụp đặc biệt

Bước 3. Thực hiện số hóa tài liệu

+ Nhận tài liệu

+ Khởi động máy quét, máy tính, thiết bị lưu điện và tạo lập thư mục lưu điện

+ Thực hiện số hóa và lưu ảnh

Bước 4. Chuyển ảnh từ các máy trạm về máy chủ

Bước 5. Kiểm tra số lượng, chất lượng ảnh, quét lại các ảnh chưa đạt yêu cầu (nếu có)

Bước 6. Loại bỏ các file ảnh là tiêu chụp đặc biệt trong dữ liệu ảnh màu và đặt tên file ảnh

Bước 7. Sao toàn bộ dữ liệu ảnh đen trắng, dữ liệu ảnh màu sang ổ cứng

Bước 8. Lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ

Bước 9. Bàn giao dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim và dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu;

+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh đen trắng cho đơn vị ghi phim

+ Giao nhận, kiểm tra dữ liệu ảnh màu cho đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu

Bước 10. Chuyển dữ liệu ảnh màu vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu

Bước 11. Vận chuyển và bàn giao tài liệu cho kho bảo quản

Bước 12. Lập hồ sơ về việc số hóa khối tài liệu

quy trình số hóa tài liệu tại minh châu

Hy vọng rằng với bài viết quy trình số hóa tài liệu của In Minh Châu sẽ làm hài lòng khách hàng và có thể giải đáp được các thắc mắc của khách hàng về số hóa tài liệu.

Quý khách có nhu cầu scan tài liệu – số hóa tài liệu…hãy đến với xưởng In Minh Châu để được tư vấn, báo giá và đưa ra quy trình số hóa tài liệu thích hợp nhất :

Địa chỉ Hà Nội : 83 Trần Đại Nghĩa – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Địa chỉ TP HCM : 47 Hoàng Bật Đạt – Tân Bình – TP Hồ Chí Minh

Hotline : 0978 891 148 | Email : sodaminhchau@gmail.com

Website : Sổ Da Minh Châu

Tags : quy trình số hóa tài liệu,số hóa tài liệu,dịch vụ số hóa tài liệu,