Khi công nghệ thông tin phát triển, dịch vụ số hóa tài liệu đã trở thành lựa chọn lưu trữ thông tin của nhiều doanh nghiệp. Số hóa tài liệu là giải pháp ưu việt giúp doanh nghiệp giảm chi phí, và tăng khả năng quản lý thông tin với khối lượng lớn. 

Số hóa tài liệu giấy hay còn gọi là quét hình ảnh, giúp phân tách khoa học và dễ quản lý số liệu. 

Số hóa tài liệu và dịch vụ số hóa tài liệu 

Số hóa tài liệu hay số hóa tài liệu giấy là công nghệ quét hình ảnh tài liệu, sau đó chuyển đổi chúng từ dạng vật thể sang dạng điện tử và đem lưu trữ trên phần mềm máy tính.

Mô hình quy trình số hóa tài liệu
Mô hình quy trình dịch vụ số hóa tài liệu

Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ hộ các thông tin của doanh nghiệp, thư viện với khối lượng lớn theo một chi phí nhất định. Dịch vụ này cho phép người thuê truy xuất, chia sẻ dữ liệu dễ dàng và an toàn. 

Số hóa tài liệu lưu trữ khoa học, dễ quản lý 

Tài liệu số là thuật ngữ dùng để chỉ sản phẩm của quá trình số hóa tài liệu. Khi số liệu ở dạng điện tử giúp việc lưu trữ vừa khoa học vừa dễ quản lý hơn. 

  • Lưu trữ khoa học, tiết kiệm chi phí 

Quét tài liệu có thể mở rộng bằng nhận dạng ký tự điện tử (OCR/ ICR). Việc quản lý thông tin như vậy rất khoa học, cho phép chỉnh sửa văn bản vừa được scan tài liệu với bản điện tử. 

Số hóa tài liệu cho phép sắp xếp dữ liệu ở dạng điện tử
Số hóa tài liệu cho phép sắp xếp dữ liệu ở dạng điện tử

Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp và các tổ chức sẽ tiết kiệm được chi phí lưu trữ và xử lý tài liệu giấy khi dùng dịch vụ số hóa tài liệu. Không chỉ vậy, tài nguyên mạng còn cho phép cất trữ lượng thông tin khổng lồ với thời gian gần như vĩnh cửu. 

  • Dễ dàng quản lý với độ bảo mật cao 

Công nghệ số hóa tài liệu với công cụ mã vạch giúp phân tách tài liệu dễ dàng hơn. Sau đó, sắp xếp chúng theo một trật tự nhất định do vậy rất dễ dàng quản lý. Tăng hiệu quả của quá trình quản lý nội bộ và ngoại bộ, gắn kết các bộ phận trong tổ chức. 

Độ bảo mật cao: hệ thống mật mã bảo vệ tài liệu không bị rò rỉ. Đồng thời, hệ thống máy in đa năng scan tài liệu ngăn chặn các nguy cơ mất tài liệu do thiên tai, hỏa hoạn. 

Khối lượng thông tin được số hóa tài liệu không giới hạn
Khối lượng thông tin được số hóa tài liệu không giới hạn

Trên đây, Công ty in Minh Châu vừa giới thiệu đến bạn đọc những lợi ích của số hóa tài liệu. Nếu như bạn đang cần số hóa các tài liệu giấy hay tìm kiếm dịch vụ in trên mọi chất liệu hoặc các dịch vụ văn phòng phẩm khác. Hãy liên hệ với chúng tôi qua trang web: Sodaminhchau.com để được tư vấn cụ thể. 

Thông tin về chúng tôi :

Hotline : 0978891148 (Mrs.Hoài) – Email : sodaminhchau@gmail.com

Công ty tại Hà Nội : 1705c Golden Land Hoàng Huy, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân

Công ty tại TPHCM : 7th Floor, Centre Point, 106 Nguyễn Văn Trỗi, P.8, Q. Phú nhuận, TP. HCM

Facebook : https://facebook.com/sodaminhchau/